Приёмка товара на складе: как проверить партию от поставщика по количеству и качеству

Евгения Елисеева · 21.09.2026 · 12 мин

Приёмка товара на складе — это проверка партии в момент получения: сходится ли количество с накладной, целы ли упаковка и сам товар, совпадают ли артикулы, размеры, комплектность и маркировка с тем, что заказали. По Гражданскому кодексу это обязанность покупателя, а не любезность: принятый товар надо осмотреть и проверить по количеству и качеству в срок по договору, закону или обычаям делового оборота, а о найденных расхождениях незамедлительно письменно уведомить поставщика. Что не поймали на приёмке, потом доказывать сложнее.

Коротко — то, что ищут чаще всего:

• Кто и когда проверяет: покупатель (получатель) — в срок по договору, закону или обычаям делового оборота (ст. 513 ГК РФ); о недостаче и браке поставщика уведомляют письменно и незамедлительно.
• Документы: УПД или товарная накладная ТОРГ-12 со счётом-фактурой, транспортная накладная при доставке перевозчиком, доверенность на того, кто принимает (форма М-2 или своя), договор со спецификацией под рукой.
• По количеству: сначала грузоместа и вес брутто по накладной, потом штучный пересчёт при вскрытии — по П-6 не позднее 10 дней, если инструкция прописана в договоре.
• По качеству: внешний вид, упаковка, размеры и цвета, комплектность, работоспособность техники, читаемость штрихкодов и кодов маркировки; по П-7 — 10 дней при одногородней поставке и 20 при иногородней.
• Расхождение: приёмку останавливают, составляют акт — ТОРГ-2 или свою форму с реквизитами по ст. 9 402-ФЗ, с фото и подписями, — и направляют претензию поставщику (ст. 466, 475, 518 ГК РФ).
• У нас: пересчёт входит в каждую приёмку (3 ₽ за единицу по прайсу), штучная приёмка на склад — 7 ₽, проверка на брак — от 7 ₽ за единицу, фото- и видеофиксация партии бесплатно, расхождения и видимые дефекты фиксируем сразу, при поступлении.

Дальше подробно: какие документы проверять, как считать и осматривать, что писать в акте расхождений при приёмке товара, какие сроки действуют по закону и по инструкциям П-6/П-7 и как приёмка устроена на нашем складе. Нормы — по ГК РФ и документам, действующим на 21 сентября 2026 года. Приёмку поставки самим маркетплейсом здесь не разбираем: как Ozon принимает поставку FBO — в статье про поставку по FBO на Ozon.

Зачем нужна приёмка товара от поставщика и что теряет селлер без неё

Без приёмки ошибка поставщика становится ошибкой продавца. Недостачу, которую не зафиксировали при получении, потом предъявлять сложнее: по ст. 483 ГК РФ покупатель обязан известить продавца о нарушении по количеству, ассортименту, качеству, комплектности и упаковке в срок по договору, а если срока нет — в разумный срок после того, как нарушение должно было быть обнаружено. Не известил — продавец вправе отказать в допоставке, замене и устранении недостатков, если докажет, что из-за опоздания удовлетворить требование уже невозможно или несоизмеримо дорого. Отсутствие прописанного порядка приёмки поставщика от ответственности не освобождает — но тогда суд будет оценивать доказательства покупателя (п. 14 постановления Пленума ВАС РФ № 18), а без акта и фото их нет.

Для продавца на маркетплейсе цена ошибки удваивается. Брак, пересорт и недовложение, которые не поймали на складе, уезжают на площадку, продаются, возвращаются покупателем — и обратную доставку в большинстве случаев оплачивает продавец. Как это устроено на каждой площадке — в статьях про возвраты на Ozon для продавца и возвраты на Wildberries для продавца. А товар с нечитаемым штрихкодом или без кода маркировки станет проблемой уже на приёмке площадки — и разбирать её придётся с маркетплейсом, а не с поставщиком.

Поэтому приёмка товара от поставщика — это не формальность для бухгалтерии, а последняя точка, где расхождение ещё можно повесить на того, кто его допустил.

Какие документы нужны при приёмке товара от поставщика

Проверять товар без документов бессмысленно: сверять физику не с чем. Что должно быть на руках к моменту разгрузки:

• Договор поставки и спецификация или заказ — в них наименования, артикулы, количество, цена и требования к качеству. Именно с ними, а не с накладной, сверяют содержимое: накладная показывает, что отгрузили, договор — что должны были.
• Товарная накладная или УПД. Универсальный передаточный документ ФНС предложила в 2013 году как форму на основе счёта-фактуры, в которую добавлены реквизиты передаточных документов (ТОРГ-12, М-15, товарного раздела ТТН). Форма рекомендательная: поставщик вправе оформлять и отдельную ТОРГ-12 со счётом-фактурой. В УПД смотрят статус: «1» — документ одновременно и счёт-фактура, и первичный документ, «2» — только первичный документ о передаче.
• Транспортная накладная, если товар везёт перевозчик. По п. 3 ст. 513 ГК РФ покупатель обязан проверить соответствие товара сведениям в транспортных и сопроводительных документах и принять груз от транспортной организации по правилам, действующим на транспорте. Расхождение с перевозчиком фиксируют по транспортным правилам, а не актом с поставщиком.
• Доверенность на получение товара от поставщика. Доверенность по ст. 185 ГК РФ — письменное уполномочие представлять организацию перед третьими лицами; она подтверждает поставщику, что товар получает уполномоченный сотрудник. Унифицированная форма М-2 (для массовых получений — М-2а с журналом учёта) выдаётся бухгалтерией под расписку, только сотруднику организации, срок — как правило, 15 дней. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, доверенность можно составить свою; по ст. 186 ГК РФ доверенность без срока действует год, а без даты — ничтожна.
• Документы на качество, если они предусмотрены договором или законом: сертификаты и декларации соответствия, паспорта на технику. Что и на какой товар нужно, — в статье про сертификацию товаров для маркетплейсов.

Для импорта к этому набору добавляется таможенная декларация и код ТН ВЭД в документах — по нему сверяют, тот ли товар растаможен: как подобрать код ТН ВЭД.

Приёмка товара по количеству: как пересчитать партию

Приёмка товара по количеству идёт в два прохода, и путать их нельзя.

• 1
  По грузоместам и весу брутто — при разгрузке, до подписи в накладной.Считают короба и паллеты, сверяют с транспортной и товарной накладной, осматривают тару: вмятины, вскрытые клапаны, нарушенная стрейч-плёнка или пломба. Повреждённые места фотографируют до вскрытия. Если мест меньше, чем в документах, или тара повреждена, — это фиксируется здесь и сейчас: после подписи в накладной без оговорок доказать недостачу мест уже нечем.
• 2
  По единицам внутри мест — при вскрытии.Каждое место вскрывают и пересчитывают штучно по артикулам, размерам и цветам, а не «на глаз по коробкам». Результат сверяют с накладной и со спецификацией заказа. Здесь всплывают пересорт (в коробе с размером M лежит L), недовложение и излишки.

Что делать с излишками, ГК РФ тоже описывает: по п. 2 ст. 466 покупатель обязан известить продавца, и если тот в разумный срок не распорядится лишним товаром, покупатель вправе принять его целиком и оплатить по цене договора. Молча оставлять излишки себе нельзя.

По Инструкции П-6 (если она прописана в договоре, см. раздел про сроки) товар без тары или в повреждённой таре принимают по количеству в момент получения, а товар в исправной таре — по весу брутто и количеству мест сразу, по единицам внутри — одновременно со вскрытием, но не позднее 10 дней, для скоропортящегося — 24 часов. Обнаружив недостачу, приёмку приостанавливают и вызывают представителя поставщика — одногороднего всегда, иногороднего только если это предусмотрено договором или обязательными правилами. Одногородний представитель обязан явиться не позднее следующего дня, иногородний — в трёхдневный срок без учёта времени на проезд; акт о недостаче составляют в тот же день, когда она выявлена.

Приёмка по качеству и комплектности: что такое входной контроль

Входной контроль товара — это проверка того, что каждая единица соответствует договору, образцу и собственной маркировке. Приёмка товара по количеству и качеству на практике идёт одновременно: вскрыли место, пересчитали, осмотрели. Что включает проверка товара при приёмке:

• Внешний вид и упаковку — царапины, пятна, деформация, порванная индивидуальная упаковка, следы влаги.
• Соответствие заказу — артикул, модель, размер, цвет, материал против спецификации; для одежды и обуви — размерный ряд по каждому месту, а не по партии в целом.
• Комплектность — всё ли вложено: инструкции, крепёж, аксессуары, запасные детали, которые заявлены в карточке товара.
• Работоспособность техники — включить и выключить, проверить, что заряжается и реагирует на кнопки; для товаров с батареей — заряд и отсутствие вздутия.
• Маркировку и штрихкоды — этикетка читается сканером, штрихкод совпадает с артикулом, есть состав, размер, производитель, дата и срок годности там, где они обязательны. Требования площадки к этикетке — в статье про этикетки для Wildberries.
• Коды маркировки «Честный знак» для обязательных товарных групп — код есть на каждой единице, читается и совпадает с тем, что передан в документах. Передача маркированного товара между компаниями, как правило, оформляется УПД через оператора ЭДО: поставщик формирует УПД с кодами, покупатель принимает его в кабинете ЭДО, и оператор передаёт подписанный обеими сторонами документ в систему маркировки. Пока входящий УПД не подписан, приёмка в системе маркировки не завершена.

Сплошная или выборочная проверка — вопрос договора и товара. По П-7 требования к качеству берут из стандартов, технических условий, образцов, договора и данных в маркировке и сопроводительных документах. Выборочная проверка с распространением результата на всю партию по П-6 и П-7 допускается только когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями или договором, — поэтому порядок выборки лучше прописать в договоре, а не решать на месте.

Акт расхождений при приёмке товара: ТОРГ-2 или своя форма

Акт расхождений при приёмке товара — документ, который превращает находку кладовщика в основание для претензии. Унифицированная форма — ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей» из постановления Госкомстата № 132 (для импорта — ТОРГ-3). По указаниям к форме акт применяется при количественных и качественных расхождениях с сопроводительными документами поставщика и является юридическим основанием для претензии поставщику или отправителю.

В том же альбоме есть форма ТОРГ-1 «Акт о приёмке товаров» — акт приёмки товара на складе, когда расхождений нет; составлять его или ограничиться подписью получателя в накладной или УПД — решает договор и учётная политика компании.

С 1 января 2013 года формы из альбомов унифицированной документации не обязательны: по ст. 9 402-ФЗ формы первичных документов утверждает руководитель организации. Свой акт годится, если в нём есть обязательные реквизиты: название документа, дата, наименование организации, содержание факта хозяйственной жизни, натуральные и денежные измерители, должности и подписи ответственных с расшифровкой. На практике проще взять ТОРГ-2 за основу и убрать лишнее.

Что важно в самом акте, чтобы поставщик его не оспорил:

К акту прикладывают накладную, счёт-фактуру, транспортные документы и передают в бухгалтерию под расписку для претензии. В претензии ссылаются на статьи ГК РФ: при недостаче покупатель вправе потребовать недостающее или отказаться от переданного товара и его оплаты (ст. 466); при браке — соразмерного уменьшения цены, бесплатного устранения недостатков или возмещения расходов на их устранение, а при существенных недостатках — замены или отказа от договора (ст. 475, 518); от оплаты некачественного и некомплектного товара можно отказаться до замены или доукомплектования (ст. 520).

Сроки приёмки товара от поставщика: что говорит закон и что — П-6/П-7

Точных дней Гражданский кодекс не называет. По п. 2 ст. 513 ГК РФ принятый товар осматривают и проверяют по количеству и качеству «в срок, определённый законом, иными правовыми актами, договором поставки или обычаями делового оборота», а о несоответствиях уведомляют поставщика незамедлительно и письменно. То есть сроки приёмки товара от поставщика в первую очередь задаёт договор — и это главный практический вывод: пропишите в нём свой срок и порядок, а не надейтесь на «разумный».

Инструкции П-6 и П-7: применяются только по договору

Инструкции Госарбитража СССР 1965 и 1966 годов — П-6 о приёмке по количеству и П-7 о приёмке по качеству — до сих пор работают, но не сами по себе. Пленум ВАС РФ в постановлении № 18 от 22.10.1997 (п. 14) указал: порядок из П-6 и П-7 покупатель может применять только в случаях, когда это предусмотрено договором поставки. Там же сказано, что отсутствие прописанного порядка приёмки само по себе не освобождает поставщика от ответственности — суд оценит доказательства покупателя. Если договор ссылается на инструкции, действуют их сроки: по П-7 приёмку по качеству и комплектности проводят не позднее 10 дней при одногородней поставке и 20 дней при иногородней, скоропортящуюся продукцию — за 24 часа; по П-6 единицы внутри тары пересчитывают при вскрытии, но не позднее 10 дней. И тогда же обязательны процедуры инструкций: приостановка приёмки при обнаружении расхождения, вызов одногороднего представителя поставщика (иногороднего — если это предусмотрено договором), акт о недостаче в день её выявления, акт о качестве и комплектности — в день окончания приёмки. Ссылка на П-6/П-7 в договоре — это готовый регламент, но и готовый набор формальностей, которые придётся соблюсти буква в букву.

Как устроена приёмка товара на нашем складе

На складе «Будет Сделано» приёмка — первый этап любой поставки по FBO и FBS, и весь процесс идёт в WMS Celicom со сканированием на каждом шаге: каждый штрихкод и код «Честного знака» считывается на приёмке, маркировке и упаковке, а система не даст закрыть операцию, пока цикл не пройден. Как это выглядит для партии от поставщика:

• 1
  Разгрузка.Принимаем грузовики до 12 тонн, разгружаем спецтехникой и штабелёрами, пандус не нужен. Забираем товар и с рынков — Садовод, Южные Ворота, ТЯК Москва.
• 2
  Проверка коробов на поврежденияи фото- и видеофиксация партии — бесплатно.
• 3
  Сверка с поставщиком и пересчёт— по грузоместам или штучно. Пересчёт входит в каждую приёмку: 3 ₽ за единицу; первичный пересчёт со штучной приёмкой на склад — 7 ₽ за единицу.
• 4
  Проверка на брак и комплектности— по прайсу три уровня проверки на брак: визуальная 7 ₽, тщательная с обрезкой ниток 15 ₽, сложная с проверкой работоспособности техники 30 ₽ за единицу; проверка комплектации — 8 ₽ за единицу (в прайсе эта позиция стоит в разделе «Сборка»). Замер весогабаритов в упаковке и без — бесплатно.
• 5
  Сортировкапо цветам, размерам и комплектности — 6 ₽ за единицу до 20 артикулов и 9 ₽ при большем числе.
• 6
  Постановка на баланс в WMS— товар регистрируется в системе, остатки и история движений по каждому артикулу видны в личном кабинете, документы по операциям генерируются из самой WMS.

Расхождения и видимые дефекты фиксируем сразу, при поступлении, — так описана приёмка в нашем прайсе. Для товаров с маркировкой проверка кодов идёт централизованно по API «Честного знака»: чаще всего она находит коды, которые забыли ввести в оборот, — и это видно до отгрузки, а не при приёмке маркетплейсом; ввод кодов в оборот при этом остаётся на стороне продавца. В период обработки поставки по FBO и ещё 3 дня после товар хранится бесплатно, чтобы поймать окно отгрузки.

Цены указаны по прайсу на 21 сентября 2026 года и могут меняться; актуальные — на странице цен. Прикинуть стоимость приёмки и обработки под свою партию можно в калькуляторе фулфилмента.

Чек-лист приёмки товара на складе

• 1
  До разгрузки: договор, спецификация, накладная или УПД, транспортная накладная и доверенность на приёмщика — на руках.
• 2
  При разгрузке: пересчитать места и вес брутто, осмотреть тару и пломбы, сфотографировать повреждения до вскрытия.
• 3
  Подпись в накладной — только после пересчёта мест; расхождения по местам — с оговоркой в накладной или отдельным актом с перевозчиком.
• 4
  При вскрытии: штучный пересчёт по артикулам, размерам и цветам против спецификации, а не против накладной.
• 5
  Входной контроль: внешний вид, комплектность, работоспособность, читаемость штрихкодов, наличие и читаемость кодов маркировки; входящий УПД с кодами подписан в ЭДО.
• 6
  Нашли расхождение — приёмку приостановить, товар отложить отдельно, поставщика уведомить письменно и вызвать его представителя.
• 7
  Акт ТОРГ-2 или свой с обязательными реквизитами: отдельно на каждого поставщика и партию, с фото, подписями комиссии и второй стороны или независимого представителя.
• 8
  Претензия поставщику со ссылками на ст. 466, 475, 518 или 520 ГК РФ — в срок по договору; акт и документы — в бухгалтерию под расписку.
• 9
  Годный товар — в учёт и на хранение; забракованный — на ответственное хранение отдельно до решения поставщика.

Частые вопросы